# Spesen- & Kreditkartenprozess Workflow

## Übersicht

Dieses Dokument beschreibt die beiden Hauptprozesse für die Verarbeitung von Spesen und Kreditkartenauslagen bei RunMyAccounts.

## PowerOn Automatisierung

**Automatisierungsbereich**: Ab monatlicher Verarbeitung mit Trigger "Monatende"

**SharePoint Integration**: 
- Ordner: `Rapporte`
- Dateiname: `Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
- Beispiel: `Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Private.xlsx`

**Farbkodierung in den Diagrammen**:
- 🔴 **ROT**: Manuelle Schritte (nicht automatisiert)
- 🟢 **GRÜN**: Vollautomatisiert durch PowerOn
- 🟡 **GELB**: Halb-automatisiert (PowerOn + manuelle Überprüfung)

## 1. Privat bezahlte Auslagen

### Prozessbeschreibung
Mitarbeiter generieren Spesen, die privat bezahlt werden, und dokumentieren diese für die spätere Abrechnung.

### Workflow-Diagramm

```mermaid
flowchart TD
    A[MA generiert Spesen] --> B[Notiert Informationen auf Quittung]
    B --> C[Fotografiert Quittung]
    C --> D[Speichert in Ordner ab]
    D --> E[Monatliche Verarbeitung<br/>🔴 MANUELL]
    E --> F[PowerOn Trigger: Monatende<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    F --> G[Generiert Excel-Report<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> H[Kontierungsvorschlag<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> I[MWST-Codierung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> J[Speichert auf SharePoint<br/>Rapporte/Spesen-&lt;Kunde&gt;-&lt;Jahr&gt;-&lt;Monat&gt;-&lt;Label&gt;.xlsx<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    H --> K{Art der Kontierung}
    K --> K1[Stichwort auf Quittung<br/>z.B. Benzin → Fahrzeugaufwand<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    K --> K2[Dateibeschriftung<br/>z.B. Essen mit Kunde → Repräsentation<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    K --> K3[Lieferant<br/>z.B. Google → IT Aufwand<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    I --> L{MWST-Codierung}
    L --> L1[Anhand Quittung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    L --> L2[Achtung Bezugssteuer<br/>bei KK-Auslagen relevant<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    
    classDef manual fill:#ffcccc,stroke:#ff0000,stroke-width:2px
    classDef automated fill:#ccffcc,stroke:#00ff00,stroke-width:2px
    classDef semiAutomated fill:#ffffcc,stroke:#ffaa00,stroke-width:2px
    
    class A,B,C,D,E manual
    class F,G,H,I,J,K1,K2,K3,L1 automated
    class L2 semiAutomated
```

### Detaillierte Schritte

1. **Spesengenerierung**
   - Mitarbeiter generiert Spesen, die privat bezahlt werden
   - Notiert auf der Quittung die nötigen Informationen (z.B. "Treffen mit Kunde XY")

2. **Dokumentation**
   - Spesenquittung wird fotografiert
   - In einem Ordner abgelegt

3. **Monatliche Verarbeitung** (🔴 MANUELL)
   - Aus den Files im Ordner wird ein Excel-Report generiert
   - Enthält Kontierungsvorschlag inkl. MWST-Codierung

4. **PowerOn Automatisierung** (🟢 AUTOMATISIERT)
   - **Trigger**: Monatende
   - **Aktion**: Generiert automatisch Excel-Report
   - **Speicherort**: SharePoint `Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
   - **Inhalt**: Kontierungsvorschläge und MWST-Codierung

5. **Kontierungslogik** (🟢 AUTOMATISIERT)
   - **Stichwort auf Quittung**: Benzin → Fahrzeugaufwand
   - **Beschriftung File**: Essen mit Kunde → Repräsentation
   - **Lieferant**: Google → IT Aufwand

6. **MWST-Codierung** (🟢 AUTOMATISIERT)
   - Anhand der Quittung
   - Achtung: Bezugssteuer (eher bei KK-Auslagen relevant) (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)

## 2. Auslagen bezahlt mit der Geschäftskreditkarte

### Prozessbeschreibung
Auslagen werden mit der Geschäftskreditkarte bezahlt und monatlich abgerechnet.

### Workflow-Diagramm

```mermaid
flowchart TD
    A[MA generiert Auslage] --> B[Bezahlt mit Geschäftskreditkarte]
    B --> C[Beleg/Quittung in Ordner ablegen]
    C --> D[Kreditkartenabrechnung ablegen]
    D --> E[Monatliche Verarbeitung<br/>🔴 MANUELL]
    E --> F[PowerOn Trigger: Monatende<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    F --> G[Excel-Report aus KK-Abrechnung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> H[Kontierungsvorschlag<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> I[MWST-Codierung<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    G --> J[Speichert auf SharePoint<br/>Rapporte/Spesen-&lt;Kunde&gt;-&lt;Jahr&gt;-&lt;Monat&gt;-&lt;Label&gt;.xlsx<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    H --> K{Kontierungslogik}
    K --> K1[Lieferant<br/>z.B. Google → IT<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    I --> L{MWST-Codierung}
    L --> L1[Schwierig zuzuweisen<br/>da anhand Auszug gebucht<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    L --> L2[Alternative: Report über Belege/Quittungen<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    L2 --> M{Belege vorhanden?}
    M --> M1[Alle Belege vorhanden<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    M --> M2[Fehlende Belege<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    
    M2 --> N[Lieferant-basierte Zuordnung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    N --> O[Kontierungsvorschlag ohne Vorsteuer<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    O --> P[Manuelle Bezugssteuer möglich<br/>🔴 MANUELL]
    
    classDef manual fill:#ffcccc,stroke:#ff0000,stroke-width:2px
    classDef automated fill:#ccffcc,stroke:#00ff00,stroke-width:2px
    classDef semiAutomated fill:#ffffcc,stroke:#ffaa00,stroke-width:2px
    
    class A,B,C,D,E,P manual
    class F,G,H,J,K1,L2,M1,N,O automated
    class I,L1,M2 semiAutomated
```

### Detaillierte Schritte

1. **Auslagengenerierung**
   - Auslage wird generiert
   - Mit der Geschäftskreditkarte bezahlt

2. **Dokumentation**
   - Beleg/Quittung wird in einem Ordner abgelegt
   - Kreditkartenabrechnung wird im selben Ordner abgelegt

3. **Monatliche Verarbeitung** (🔴 MANUELL)
   - Aus der Kreditkartenabrechnung wird ein Excel-Report generiert
   - Enthält entsprechende Kontierungsvorschläge inkl. MWST-Codierung

4. **PowerOn Automatisierung** (🟢 AUTOMATISIERT)
   - **Trigger**: Monatende
   - **Aktion**: Generiert automatisch Excel-Report aus KK-Abrechnung
   - **Speicherort**: SharePoint `Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
   - **Inhalt**: Kontierungsvorschläge und MWST-Codierung

5. **Kontierungslogik** (🟢 AUTOMATISIERT)
   - **Lieferant**: z.B. Google → IT

6. **MWST-Codierung - Herausforderungen** (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
   - Da anhand vom Auszug gebucht wird, ist die MWST-Codierung schwierig zuzuweisen
   - **Alternative**: Report über die abgelegten Belege/Quittungen erstellen (🟢 AUTOMATISIERT)

7. **Problematik fehlender Belege** (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
   - Nicht alle Belege sind pro Monat vorhanden
   - Wiederkehrende Belastungen generieren oft keine Belege
   - Beispiele: LinkedIn-Abonnements

8. **Lösungsvorschlag** (🟢 AUTOMATISIERT + 🔴 MANUELL)
   - Fehlende Belege werden anhand des Lieferanten gesammelt (🟢 AUTOMATISIERT)
   - Kontierungsvorschlag wird zugewiesen (🟢 AUTOMATISIERT)
   - Ohne Vorsteuer buchen (🟢 AUTOMATISIERT)
   - Manuell kann die Bezugssteuer gesetzt werden (🔴 MANUELL)

## PowerOn Automatisierungsdetails

### Automatisierte Funktionen

#### 1. Monatlicher Trigger
- **Zeitpunkt**: Monatende (letzter Tag des Monats)
- **Aktion**: Startet automatisch die Verarbeitung beider Prozesse
- **Parallelverarbeitung**: Private Auslagen und Kreditkartenauslagen werden gleichzeitig verarbeitet

#### 2. Excel-Report Generierung
- **Input**: Alle Belege aus dem jeweiligen Monat
- **Verarbeitung**: 
  - OCR-Erkennung von Quittungen
  - Automatische Kontierungszuordnung
  - MWST-Codierung basierend auf Schweizer Steuersätzen
- **Output**: Strukturierte Excel-Datei mit allen erforderlichen Spalten

#### 3. SharePoint Integration
- **Ordner**: `Rapporte`
- **Dateiname-Schema**: `Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
- **Beispiele**:
  - `Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Private.xlsx`
  - `Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Kreditkarte.xlsx`
- **Automatischer Upload**: Nach erfolgreicher Generierung

#### 4. Kontierungsregeln (Automatisiert)
```yaml
Kontierungsregeln:
  Stichwörter:
    "Benzin": "Fahrzeugaufwand"
    "Tankstelle": "Fahrzeugaufwand"
    "Restaurant": "Repräsentation"
    "Hotel": "Reisekosten"
  
  Lieferanten:
    "Google": "IT Aufwand"
    "Microsoft": "IT Aufwand"
    "LinkedIn": "Marketing"
    "Adobe": "Software"
  
  Dateibeschriftungen:
    "Essen mit Kunde": "Repräsentation"
    "Geschäftsreise": "Reisekosten"
    "Büromaterial": "Büroausstattung"
```

#### 5. MWST-Codierung (Automatisiert)
```yaml
MWST_Regeln:
  Normalsatz_8.1:
    - Restaurants
    - Hotels
    - IT-Dienstleistungen
    - Beratungsleistungen
  
  Reduzierter_Satz_2.6:
    - Lebensmittel
    - Medikamente
    - Bücher
    - Zeitungen
  
  Befreit_0:
    - Bankdienstleistungen
    - Versicherungen
    - Miete (Büro)
```

### Manuelle Überprüfung erforderlich

#### 1. Bezugssteuer (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
- PowerOn erkennt potenzielle Bezugssteuer-Fälle
- Markiert diese für manuelle Überprüfung
- Vorschlag für manuelle Korrektur

#### 2. Fehlende Belege (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
- Automatische Erkennung fehlender Belege
- Lieferant-basierte Zuordnung
- Manuelle Bestätigung der Kontierung

#### 3. Unklare Fälle (🔴 MANUELL)
- Belege mit unleserlichen Informationen
- Neue Lieferanten ohne Regeln
- Sonderfälle außerhalb der Standardregeln

## Technische Implementierung

### Dateistruktur
```
/expense_processing/
├── private_expenses/
│   ├── 2024/
│   │   ├── 01/
│   │   │   ├── receipt_001.jpg
│   │   │   ├── receipt_002.jpg
│   │   │   └── ...
│   │   └── 02/
│   └── reports/
│       ├── 2024_01_private_expenses.xlsx
│       └── 2024_02_private_expenses.xlsx
└── credit_card_expenses/
    ├── 2024/
    │   ├── 01/
    │   │   ├── receipts/
    │   │   │   ├── receipt_001.jpg
    │   │   │   └── ...
    │   │   └── statements/
    │   │       └── cc_statement_2024_01.pdf
    │   └── 02/
    └── reports/
        ├── 2024_01_cc_expenses.xlsx
        └── 2024_02_cc_expenses.xlsx
```

### Automatisierungsmöglichkeiten

1. **OCR-Integration**
   - Automatische Texterkennung von Quittungen
   - Extraktion von Datum, Betrag, Lieferant

2. **Kontierungsregeln**
   - Automatische Zuordnung basierend auf Lieferant
   - Machine Learning für Stichwort-Erkennung

3. **MWST-Erkennung**
   - Automatische Erkennung von MWST-Sätzen
   - Integration mit Schweizer MWST-Datenbank

## Qualitätssicherung

### Checkliste für private Auslagen
- [ ] Alle Quittungen fotografiert und abgelegt
- [ ] Informationen auf Quittung notiert
- [ ] Dateien korrekt benannt
- [ ] Monatlicher Report generiert
- [ ] Kontierungsvorschläge überprüft
- [ ] MWST-Codierung validiert

### Checkliste für Kreditkartenauslagen
- [ ] Alle Belege abgelegt
- [ ] Kreditkartenabrechnung verfügbar
- [ ] Fehlende Belege identifiziert
- [ ] Lieferant-basierte Zuordnung durchgeführt
- [ ] Kontierungsvorschläge erstellt
- [ ] MWST-Codierung überprüft

## Anhang

### Kontierungsbeispiele

| Lieferant | Kategorie | MWST-Satz |
|-----------|-----------|-----------|
| Google | IT Aufwand | 8.1% |
| Migros | Büromaterial | 2.6% |
| Restaurant | Repräsentation | 8.1% |
| Tankstelle | Fahrzeugaufwand | 8.1% |
| LinkedIn | Marketing | 8.1% |

### MWST-Codierung Schweiz

- **8.1%**: Normalsatz (meiste Waren und Dienstleistungen)
- **2.6%**: Reduzierter Satz (Lebensmittel, Medikamente, Bücher)
- **0%**: Befreit (Bankdienstleistungen, Versicherungen)