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Spesen- & Kreditkartenprozess Workflow

Übersicht

Dieses Dokument beschreibt die beiden Hauptprozesse für die Verarbeitung von Spesen und Kreditkartenauslagen bei RunMyAccounts.

PowerOn Automatisierung

Automatisierungsbereich: Ab monatlicher Verarbeitung mit Trigger "Monatende"

SharePoint Integration:

• Ordner: Rapporte
• Dateiname: Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx
• Beispiel: Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Private.xlsx

Farbkodierung in den Diagrammen:

• 🔴 ROT: Manuelle Schritte (nicht automatisiert)
• 🟢 GRÜN: Vollautomatisiert durch PowerOn
• 🟡 GELB: Halb-automatisiert (PowerOn + manuelle Überprüfung)

1. Privat bezahlte Auslagen

Prozessbeschreibung

Mitarbeiter generieren Spesen, die privat bezahlt werden, und dokumentieren diese für die spätere Abrechnung.

Workflow-Diagramm

flowchart TD
    A[MA generiert Spesen] --> B[Notiert Informationen auf Quittung]
    B --> C[Fotografiert Quittung]
    C --> D[Speichert in Ordner ab]
    D --> E[Monatliche Verarbeitung<br/>🔴 MANUELL]
    E --> F[PowerOn Trigger: Monatende<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    F --> G[Generiert Excel-Report<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> H[Kontierungsvorschlag<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> I[MWST-Codierung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> J[Speichert auf SharePoint<br/>Rapporte/Spesen-&lt;Kunde&gt;-&lt;Jahr&gt;-&lt;Monat&gt;-&lt;Label&gt;.xlsx<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    H --> K{Art der Kontierung}
    K --> K1[Stichwort auf Quittung<br/>z.B. Benzin → Fahrzeugaufwand<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    K --> K2[Dateibeschriftung<br/>z.B. Essen mit Kunde → Repräsentation<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    K --> K3[Lieferant<br/>z.B. Google → IT Aufwand<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    I --> L{MWST-Codierung}
    L --> L1[Anhand Quittung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    L --> L2[Achtung Bezugssteuer<br/>bei KK-Auslagen relevant<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    
    classDef manual fill:#ffcccc,stroke:#ff0000,stroke-width:2px
    classDef automated fill:#ccffcc,stroke:#00ff00,stroke-width:2px
    classDef semiAutomated fill:#ffffcc,stroke:#ffaa00,stroke-width:2px
    
    class A,B,C,D,E manual
    class F,G,H,I,J,K1,K2,K3,L1 automated
    class L2 semiAutomated

Detaillierte Schritte

1. Spesengenerierung

   • Mitarbeiter generiert Spesen, die privat bezahlt werden
   • Notiert auf der Quittung die nötigen Informationen (z.B. "Treffen mit Kunde XY")

2. Dokumentation

   • Spesenquittung wird fotografiert
   • In einem Ordner abgelegt

3. Monatliche Verarbeitung (🔴 MANUELL)

   • Aus den Files im Ordner wird ein Excel-Report generiert
   • Enthält Kontierungsvorschlag inkl. MWST-Codierung

4. PowerOn Automatisierung (🟢 AUTOMATISIERT)

   • Trigger: Monatende
   • Aktion: Generiert automatisch Excel-Report
   • Speicherort: SharePoint Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx
   • Inhalt: Kontierungsvorschläge und MWST-Codierung

5. Kontierungslogik (🟢 AUTOMATISIERT)

   • Stichwort auf Quittung: Benzin → Fahrzeugaufwand
   • Beschriftung File: Essen mit Kunde → Repräsentation
   • Lieferant: Google → IT Aufwand

6. MWST-Codierung (🟢 AUTOMATISIERT)

   • Anhand der Quittung
   • Achtung: Bezugssteuer (eher bei KK-Auslagen relevant) (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)

2. Auslagen bezahlt mit der Geschäftskreditkarte

Prozessbeschreibung

Auslagen werden mit der Geschäftskreditkarte bezahlt und monatlich abgerechnet.

Workflow-Diagramm

flowchart TD
    A[MA generiert Auslage] --> B[Bezahlt mit Geschäftskreditkarte]
    B --> C[Beleg/Quittung in Ordner ablegen]
    C --> D[Kreditkartenabrechnung ablegen]
    D --> E[Monatliche Verarbeitung<br/>🔴 MANUELL]
    E --> F[PowerOn Trigger: Monatende<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    F --> G[Excel-Report aus KK-Abrechnung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> H[Kontierungsvorschlag<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    G --> I[MWST-Codierung<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    G --> J[Speichert auf SharePoint<br/>Rapporte/Spesen-&lt;Kunde&gt;-&lt;Jahr&gt;-&lt;Monat&gt;-&lt;Label&gt;.xlsx<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    H --> K{Kontierungslogik}
    K --> K1[Lieferant<br/>z.B. Google → IT<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    I --> L{MWST-Codierung}
    L --> L1[Schwierig zuzuweisen<br/>da anhand Auszug gebucht<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    L --> L2[Alternative: Report über Belege/Quittungen<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    
    L2 --> M{Belege vorhanden?}
    M --> M1[Alle Belege vorhanden<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    M --> M2[Fehlende Belege<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
    
    M2 --> N[Lieferant-basierte Zuordnung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    N --> O[Kontierungsvorschlag ohne Vorsteuer<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
    O --> P[Manuelle Bezugssteuer möglich<br/>🔴 MANUELL]
    
    classDef manual fill:#ffcccc,stroke:#ff0000,stroke-width:2px
    classDef automated fill:#ccffcc,stroke:#00ff00,stroke-width:2px
    classDef semiAutomated fill:#ffffcc,stroke:#ffaa00,stroke-width:2px
    
    class A,B,C,D,E,P manual
    class F,G,H,J,K1,L2,M1,N,O automated
    class I,L1,M2 semiAutomated

Detaillierte Schritte

1. Auslagengenerierung

   • Auslage wird generiert
   • Mit der Geschäftskreditkarte bezahlt

2. Dokumentation

   • Beleg/Quittung wird in einem Ordner abgelegt
   • Kreditkartenabrechnung wird im selben Ordner abgelegt

3. Monatliche Verarbeitung (🔴 MANUELL)

   • Aus der Kreditkartenabrechnung wird ein Excel-Report generiert
   • Enthält entsprechende Kontierungsvorschläge inkl. MWST-Codierung

4. PowerOn Automatisierung (🟢 AUTOMATISIERT)

   • Trigger: Monatende
   • Aktion: Generiert automatisch Excel-Report aus KK-Abrechnung
   • Speicherort: SharePoint Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx
   • Inhalt: Kontierungsvorschläge und MWST-Codierung

5. Kontierungslogik (🟢 AUTOMATISIERT)

   • Lieferant: z.B. Google → IT

6. MWST-Codierung - Herausforderungen (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)

   • Da anhand vom Auszug gebucht wird, ist die MWST-Codierung schwierig zuzuweisen
   • Alternative: Report über die abgelegten Belege/Quittungen erstellen (🟢 AUTOMATISIERT)

7. Problematik fehlender Belege (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)

   • Nicht alle Belege sind pro Monat vorhanden
   • Wiederkehrende Belastungen generieren oft keine Belege
   • Beispiele: LinkedIn-Abonnements

8. Lösungsvorschlag (🟢 AUTOMATISIERT + 🔴 MANUELL)

   • Fehlende Belege werden anhand des Lieferanten gesammelt (🟢 AUTOMATISIERT)
   • Kontierungsvorschlag wird zugewiesen (🟢 AUTOMATISIERT)
   • Ohne Vorsteuer buchen (🟢 AUTOMATISIERT)
   • Manuell kann die Bezugssteuer gesetzt werden (🔴 MANUELL)

PowerOn Automatisierungsdetails

Automatisierte Funktionen

1. Monatlicher Trigger

• Zeitpunkt: Monatende (letzter Tag des Monats)
• Aktion: Startet automatisch die Verarbeitung beider Prozesse
• Parallelverarbeitung: Private Auslagen und Kreditkartenauslagen werden gleichzeitig verarbeitet

2. Excel-Report Generierung

• Input: Alle Belege aus dem jeweiligen Monat
• Verarbeitung:
  • OCR-Erkennung von Quittungen
  • Automatische Kontierungszuordnung
  • MWST-Codierung basierend auf Schweizer Steuersätzen
• Output: Strukturierte Excel-Datei mit allen erforderlichen Spalten

3. SharePoint Integration

• Ordner: Rapporte
• Dateiname-Schema: Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx
• Beispiele:
  • Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Private.xlsx
  • Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Kreditkarte.xlsx
• Automatischer Upload: Nach erfolgreicher Generierung

4. Kontierungsregeln (Automatisiert)

Kontierungsregeln:
  Stichwörter:
    "Benzin": "Fahrzeugaufwand"
    "Tankstelle": "Fahrzeugaufwand"
    "Restaurant": "Repräsentation"
    "Hotel": "Reisekosten"
  
  Lieferanten:
    "Google": "IT Aufwand"
    "Microsoft": "IT Aufwand"
    "LinkedIn": "Marketing"
    "Adobe": "Software"
  
  Dateibeschriftungen:
    "Essen mit Kunde": "Repräsentation"
    "Geschäftsreise": "Reisekosten"
    "Büromaterial": "Büroausstattung"

5. MWST-Codierung (Automatisiert)

MWST_Regeln:
  Normalsatz_8.1:
    - Restaurants
    - Hotels
    - IT-Dienstleistungen
    - Beratungsleistungen
  
  Reduzierter_Satz_2.6:
    - Lebensmittel
    - Medikamente
    - Bücher
    - Zeitungen
  
  Befreit_0:
    - Bankdienstleistungen
    - Versicherungen
    - Miete (Büro)

Manuelle Überprüfung erforderlich

1. Bezugssteuer (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)

• PowerOn erkennt potenzielle Bezugssteuer-Fälle
• Markiert diese für manuelle Überprüfung
• Vorschlag für manuelle Korrektur

2. Fehlende Belege (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)

• Automatische Erkennung fehlender Belege
• Lieferant-basierte Zuordnung
• Manuelle Bestätigung der Kontierung

3. Unklare Fälle (🔴 MANUELL)

• Belege mit unleserlichen Informationen
• Neue Lieferanten ohne Regeln
• Sonderfälle außerhalb der Standardregeln

Technische Implementierung

Dateistruktur

/expense_processing/
├── private_expenses/
│   ├── 2024/
│   │   ├── 01/
│   │   │   ├── receipt_001.jpg
│   │   │   ├── receipt_002.jpg
│   │   │   └── ...
│   │   └── 02/
│   └── reports/
│       ├── 2024_01_private_expenses.xlsx
│       └── 2024_02_private_expenses.xlsx
└── credit_card_expenses/
    ├── 2024/
    │   ├── 01/
    │   │   ├── receipts/
    │   │   │   ├── receipt_001.jpg
    │   │   │   └── ...
    │   │   └── statements/
    │   │       └── cc_statement_2024_01.pdf
    │   └── 02/
    └── reports/
        ├── 2024_01_cc_expenses.xlsx
        └── 2024_02_cc_expenses.xlsx

Automatisierungsmöglichkeiten

1. OCR-Integration

   • Automatische Texterkennung von Quittungen
   • Extraktion von Datum, Betrag, Lieferant

2. Kontierungsregeln

   • Automatische Zuordnung basierend auf Lieferant
   • Machine Learning für Stichwort-Erkennung

3. MWST-Erkennung

   • Automatische Erkennung von MWST-Sätzen
   • Integration mit Schweizer MWST-Datenbank

Qualitätssicherung

Checkliste für private Auslagen

• Alle Quittungen fotografiert und abgelegt
• Informationen auf Quittung notiert
• Dateien korrekt benannt
• Monatlicher Report generiert
• Kontierungsvorschläge überprüft
• MWST-Codierung validiert

Checkliste für Kreditkartenauslagen

• Alle Belege abgelegt
• Kreditkartenabrechnung verfügbar
• Fehlende Belege identifiziert
• Lieferant-basierte Zuordnung durchgeführt
• Kontierungsvorschläge erstellt
• MWST-Codierung überprüft

Anhang

Kontierungsbeispiele

Lieferant	Kategorie	MWST-Satz
Google	IT Aufwand	8.1%
Migros	Büromaterial	2.6%
Restaurant	Repräsentation	8.1%
Tankstelle	Fahrzeugaufwand	8.1%
LinkedIn	Marketing	8.1%

MWST-Codierung Schweiz

• 8.1%: Normalsatz (meiste Waren und Dienstleistungen)
• 2.6%: Reduzierter Satz (Lebensmittel, Medikamente, Bücher)
• 0%: Befreit (Bankdienstleistungen, Versicherungen)