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Includes CACC/FINMA legal processes, updated AGB with PowerOn AG stammdaten, and internal legal and best-practice analysis report. Co-authored-by: Cursor <cursoragent@cursor.com>
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# Datenaufbewahrung, Löschung und Legal Hold
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**Dokumenttyp:** Konzept
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**Geltungsbereich:** Alle Kundendaten (Inhaltsdaten, Metadaten) der PORTA-Plattform
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**Version:** 1.0
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**Status:** Entwurf zur internen Freigabe
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**Owner:** Datenschutzverantwortlicher / Betrieb
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**Letzte Aktualisierung:** 02.06.2026
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**Deckt ab (CACC):** 1, 2, 38, 72
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**Verweist auf:** `datenbank-handling.md`
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## 1. Legal Hold (#1)
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Punkt #1 verlangt, dass der Kunde Inhalte (inkl. Metadaten) für rechtliche Zwecke aufbewahren und exportieren kann.
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| Funktion | Status |
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| Daten eines Mandats vollständig exportieren (JSON) | Umgesetzt (Admin-UI / Script, siehe `datenbank-handling.md`) |
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| Gezieltes „Einfrieren" einzelner Datensätze gegen Löschung (Legal Hold) | **[ZU PRÜFEN: technisch vorhanden? Sonst als Massnahme / manuelle Prozedur dokumentieren]** |
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| Forensischer Export in lesbarem Format | Umgesetzt (JSON) |
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**Manuelle Legal-Hold-Prozedur (Übergang, falls keine Funktion vorhanden):** Auf Kundenanfrage wird ein vollständiger Export des betroffenen Mandats erstellt und gesichert abgelegt; betroffene Daten werden von automatischen Löschroutinen ausgenommen.
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## 2. Aufbewahrung und Löschung pro Datenkategorie (#2)
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Punkt #2 verlangt konfigurierbare Aufbewahrungsfristen pro Datenkategorie mit sicherer Löschung/Anonymisierung und Ausnahmemöglichkeit.
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| Datenkategorie (DB) | Aufbewahrung | Löschung |
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|---|---|---|
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| Chat-Konversationen (`poweron_chat`) | [ZU PRÜFEN / festlegen] | [ZU PRÜFEN: automatisch?] |
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| Chatbot-Logs (`poweron_chatbot`) | [ZU PRÜFEN] | [ZU PRÜFEN] |
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| RAG-Wissensdaten (`poweron_knowledge`) | bis Kunde löscht | manuell |
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| Abrechnungsdaten (`poweron_billing`) | gesetzliche Frist (CH: 10 Jahre Geschäftsbücher) | nach Frist |
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| Auth-/Login-Protokoll (`AuthEvent`) | [ZU PRÜFEN, Vorschlag: 12 Monate] | [ZU PRÜFEN] |
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> **Offener Punkt:** Aktuell besteht **keine automatische, kategorienbasierte Löschroutine**. Daten bleiben, bis ein Mandat/Datensatz manuell gelöscht wird. **Massnahme:** Aufbewahrungsfristen je Kategorie definieren und — soweit möglich — automatisierte Löschung/Anonymisierung implementieren, mit Ausnahmemechanismus (Legal Hold).
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## 3. Löschung bei Vertragsende (#38)
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Nach Vertragsende und erfolgter Datenmigration darf PowerOn keine lesbare Kopie der Berufsgeheimnisdaten mehr besitzen.
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| Schritt | Vorgehen | Status |
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|---|---|---|
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| Datenexport an Kunden | vollständiger JSON-Export | Umgesetzt |
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| Löschung aus Produktiv-DB | Mandat und zugehörige Daten löschen | [ZU PRÜFEN: vollständige Löschroutine pro Mandat?] |
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| Löschung aus Backups/Exports | Krypto-Löschung (Schlüssel vernichten) bzw. Löschung der Export-Dateien | [ZU PRÜFEN] |
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| Löschung bei Subprozessoren | LLM-Provider: keine Speicherung (Zero-Retention) | [ZU PRÜFEN: vertraglich] |
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| Löschbestätigung | schriftliche Bestätigung an Kunden | Neu — Vorlage erstellen |
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## 4. Schlüssellöschung (#72)
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Sichere Löschung von Verschlüsselungsschlüsseln am Ende des Lebenszyklus — siehe `04_Verschluesselung_und_Schluesselmanagement.md`.
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## 5. Datenschutz-Hinweise (aus bestehender Doku)
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Aus `datenbank-handling.md` übernommen und verbindlich: Export-Dateien enthalten alle Kundendaten, dürfen nicht auf unsicheren Speichern abgelegt werden und sind nach Gebrauch zu löschen. Zugriff auf Export/Import nur für SysAdmins, serverseitig geloggt.
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## 6. Stand der Umsetzung / Lücken
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| Thema | Status | Massnahme |
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| Kategorienbasierte Aufbewahrungsfristen | Offen | Definieren |
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| Automatische Löschung/Anonymisierung | Offen | Implementieren |
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| Legal-Hold-Funktion | [ZU PRÜFEN] | Funktion oder manuelle Prozedur |
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| Löschbestätigung bei Vertragsende | Neu | Vorlage erstellen |
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