Lenkung dokumentierter Information

Dokumenttyp: Verfahren Geltungsbereich: Alle gelenkten Dokumente des IMS

ISO 9001:2015 Kap. 7.5 und ISO/IEC 27001:2022 Kap. 7.5 verlangen, dass dokumentierte Information erstellt, freigegeben, aktuell gehalten, geschuetzt und gelenkt wird. Dieses Verfahren beschreibt, wie PowerOn das umsetzt -- bewusst schlank und werkzeuggestützt über Git/Forgejo.

1. Einheitlicher Metadaten-Header

Jedes gelenkte IMS-Dokument beginnt mit folgendem Header (HTML-Kommentar, im gerenderten Markdown unsichtbar, vom Cockpit ausgewertet):

<!-- docId: IMS-XX -->
<!-- status: entwurf | freigegeben | abgelöst -->
<!-- version: 0.1 -->
<!-- owner: <Name> -->
<!-- approver: <Name/Gremium> -->
<!-- approvedDate: YYYY-MM-DD -->
<!-- nextReview: YYYY-MM-DD -->
<!-- classification: öffentlich | intern | vertraulich -->
<!-- isoRefs: 9001:<klausel>; 27001:<klausel/AnnexA> -->

Feld	Bedeutung
`docId`	Eindeutige Dokument-ID (Schema: `IMS-<Kapitel>-<Laufnr>`)
`status`	`entwurf` (in Arbeit), `freigegeben` (gültig), `abgelöst` (ersetzt/veraltet)
`version`	Semantisch: 0.x = Entwurf, ab 1.0 = freigegeben; Minor bei inhaltlichen Änderungen
`owner`	Fachlich verantwortliche Person (Pflege)
`approver`	Freigebende Person/Gremium
`approvedDate`	Datum der letzten Freigabe
`nextReview`	Spätestes nächstes Review (Standard: +12 Monate)
`classification`	Schutzbedarf gemäss IS-Politik
`isoRefs`	Abgedeckte Normklauseln/Annex-A-Controls

2. Lebenszyklus

flowchart LR
    draft["entwurf (0.x)"] -->|"PR-Review + Freigabe"| released["freigegeben (>=1.0)"]
    released -->|"Änderung"| draft
    released -->|"ersetzt durch Nachfolger"| retired["abgelöst"]

Erstellen/Ändern: Auf Branch, Inhalt + Header pflegen.
Freigabe: Pull Request mit Review durch zweite Person (Vier-Augen-Prinzip); Merge = Freigabe. status -> freigegeben, version >= 1.0, approvedDate + nextReview setzen.
Versionierung & Historie: Git/Forgejo ist die verbindliche Versions- und Änderungshistorie (Commit = Änderungsnachweis).
Ablösung: Ersetzte Dokumente erhalten status: abgelöst und einen Vorwärts-Link zum Nachfolger; sie werden nicht gelöscht (Nachvollziehbarkeit).

3. Review-Zyklus ("gepflegt")

Jedes Dokument hat ein nextReview-Datum (Standard 12 Monate, anlassbezogen früher).
Das Management-Cockpit listet überfällige und anstehende Reviews automatisch auf der Pendenzen-Seite.
Reviews werden im Dokumentenregister nachgeführt; fällige Reviews erzeugen bei Bedarf einen Eintrag im Massnahmenregister.

4. Schutz und Zugriff

Vertrauliche Dokumente folgen der Klassifizierung der IS-Politik; das Repository ist zugriffsgeschuetzt (Forgejo-RBAC).
Externe Verteilung nur in freigegebenem Stand; das Cockpit kann als in sich geschlossene HTML zum Teilen erzeugt werden.

5. Externe Dokumente

Extern vorgegebene Dokumente (Normtexte, Verträge, AVVs der Lieferanten) werden im Drittanbieter-Inventar bzw. als Records referenziert und als solche gekennzeichnet.

3.5 KiB Raw Blame History