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# Spesen- & Kreditkartenprozess Workflow
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## Übersicht
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Dieses Dokument beschreibt die beiden Hauptprozesse für die Verarbeitung von Spesen und Kreditkartenauslagen bei RunMyAccounts.
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## PowerOn Automatisierung
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**Automatisierungsbereich**: Ab monatlicher Verarbeitung mit Trigger "Monatende"
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**SharePoint Integration**:
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- Ordner: `Rapporte`
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- Dateiname: `Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
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- Beispiel: `Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Private.xlsx`
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**Farbkodierung in den Diagrammen**:
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- 🔴 **ROT**: Manuelle Schritte (nicht automatisiert)
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- 🟢 **GRÜN**: Vollautomatisiert durch PowerOn
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- 🟡 **GELB**: Halb-automatisiert (PowerOn + manuelle Überprüfung)
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## 1. Privat bezahlte Auslagen
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### Prozessbeschreibung
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Mitarbeiter generieren Spesen, die privat bezahlt werden, und dokumentieren diese für die spätere Abrechnung.
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### Workflow-Diagramm
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```mermaid
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flowchart TD
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A[MA generiert Spesen] --> B[Notiert Informationen auf Quittung]
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B --> C[Fotografiert Quittung]
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C --> D[Speichert in Ordner ab]
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D --> E[Monatliche Verarbeitung<br/>🔴 MANUELL]
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E --> F[PowerOn Trigger: Monatende<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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F --> G[Generiert Excel-Report<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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G --> H[Kontierungsvorschlag<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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G --> I[MWST-Codierung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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G --> J[Speichert auf SharePoint<br/>Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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H --> K{Art der Kontierung}
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K --> K1[Stichwort auf Quittung<br/>z.B. Benzin → Fahrzeugaufwand<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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K --> K2[Dateibeschriftung<br/>z.B. Essen mit Kunde → Repräsentation<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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K --> K3[Lieferant<br/>z.B. Google → IT Aufwand<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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I --> L{MWST-Codierung}
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L --> L1[Anhand Quittung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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L --> L2[Achtung Bezugssteuer<br/>bei KK-Auslagen relevant<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
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classDef manual fill:#ffcccc,stroke:#ff0000,stroke-width:2px
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classDef automated fill:#ccffcc,stroke:#00ff00,stroke-width:2px
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classDef semiAutomated fill:#ffffcc,stroke:#ffaa00,stroke-width:2px
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class A,B,C,D,E manual
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class F,G,H,I,J,K1,K2,K3,L1 automated
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class L2 semiAutomated
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```
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### Detaillierte Schritte
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1. **Spesengenerierung**
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- Mitarbeiter generiert Spesen, die privat bezahlt werden
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- Notiert auf der Quittung die nötigen Informationen (z.B. "Treffen mit Kunde XY")
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2. **Dokumentation**
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- Spesenquittung wird fotografiert
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- In einem Ordner abgelegt
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3. **Monatliche Verarbeitung** (🔴 MANUELL)
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- Aus den Files im Ordner wird ein Excel-Report generiert
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- Enthält Kontierungsvorschlag inkl. MWST-Codierung
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4. **PowerOn Automatisierung** (🟢 AUTOMATISIERT)
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- **Trigger**: Monatende
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- **Aktion**: Generiert automatisch Excel-Report
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- **Speicherort**: SharePoint `Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
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- **Inhalt**: Kontierungsvorschläge und MWST-Codierung
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5. **Kontierungslogik** (🟢 AUTOMATISIERT)
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- **Stichwort auf Quittung**: Benzin → Fahrzeugaufwand
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- **Beschriftung File**: Essen mit Kunde → Repräsentation
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- **Lieferant**: Google → IT Aufwand
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6. **MWST-Codierung** (🟢 AUTOMATISIERT)
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- Anhand der Quittung
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- Achtung: Bezugssteuer (eher bei KK-Auslagen relevant) (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
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## 2. Auslagen bezahlt mit der Geschäftskreditkarte
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### Prozessbeschreibung
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Auslagen werden mit der Geschäftskreditkarte bezahlt und monatlich abgerechnet.
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### Workflow-Diagramm
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```mermaid
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flowchart TD
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A[MA generiert Auslage] --> B[Bezahlt mit Geschäftskreditkarte]
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B --> C[Beleg/Quittung in Ordner ablegen]
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C --> D[Kreditkartenabrechnung ablegen]
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D --> E[Monatliche Verarbeitung<br/>🔴 MANUELL]
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E --> F[PowerOn Trigger: Monatende<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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F --> G[Excel-Report aus KK-Abrechnung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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G --> H[Kontierungsvorschlag<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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G --> I[MWST-Codierung<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
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G --> J[Speichert auf SharePoint<br/>Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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H --> K{Kontierungslogik}
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K --> K1[Lieferant<br/>z.B. Google → IT<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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I --> L{MWST-Codierung}
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L --> L1[Schwierig zuzuweisen<br/>da anhand Auszug gebucht<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
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L --> L2[Alternative: Report über Belege/Quittungen<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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L2 --> M{Belege vorhanden?}
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M --> M1[Alle Belege vorhanden<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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M --> M2[Fehlende Belege<br/>🟡 HALB-AUTOMATISIERT]
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M2 --> N[Lieferant-basierte Zuordnung<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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N --> O[Kontierungsvorschlag ohne Vorsteuer<br/>🟢 AUTOMATISIERT]
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O --> P[Manuelle Bezugssteuer möglich<br/>🔴 MANUELL]
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classDef manual fill:#ffcccc,stroke:#ff0000,stroke-width:2px
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classDef automated fill:#ccffcc,stroke:#00ff00,stroke-width:2px
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|
classDef semiAutomated fill:#ffffcc,stroke:#ffaa00,stroke-width:2px
|
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class A,B,C,D,E,P manual
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class F,G,H,J,K1,L2,M1,N,O automated
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class I,L1,M2 semiAutomated
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```
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### Detaillierte Schritte
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1. **Auslagengenerierung**
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- Auslage wird generiert
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- Mit der Geschäftskreditkarte bezahlt
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2. **Dokumentation**
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- Beleg/Quittung wird in einem Ordner abgelegt
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- Kreditkartenabrechnung wird im selben Ordner abgelegt
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3. **Monatliche Verarbeitung** (🔴 MANUELL)
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- Aus der Kreditkartenabrechnung wird ein Excel-Report generiert
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- Enthält entsprechende Kontierungsvorschläge inkl. MWST-Codierung
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4. **PowerOn Automatisierung** (🟢 AUTOMATISIERT)
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- **Trigger**: Monatende
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- **Aktion**: Generiert automatisch Excel-Report aus KK-Abrechnung
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- **Speicherort**: SharePoint `Rapporte/Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
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- **Inhalt**: Kontierungsvorschläge und MWST-Codierung
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5. **Kontierungslogik** (🟢 AUTOMATISIERT)
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- **Lieferant**: z.B. Google → IT
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6. **MWST-Codierung - Herausforderungen** (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
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- Da anhand vom Auszug gebucht wird, ist die MWST-Codierung schwierig zuzuweisen
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- **Alternative**: Report über die abgelegten Belege/Quittungen erstellen (🟢 AUTOMATISIERT)
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7. **Problematik fehlender Belege** (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
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- Nicht alle Belege sind pro Monat vorhanden
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- Wiederkehrende Belastungen generieren oft keine Belege
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- Beispiele: LinkedIn-Abonnements
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8. **Lösungsvorschlag** (🟢 AUTOMATISIERT + 🔴 MANUELL)
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- Fehlende Belege werden anhand des Lieferanten gesammelt (🟢 AUTOMATISIERT)
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- Kontierungsvorschlag wird zugewiesen (🟢 AUTOMATISIERT)
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- Ohne Vorsteuer buchen (🟢 AUTOMATISIERT)
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- Manuell kann die Bezugssteuer gesetzt werden (🔴 MANUELL)
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## PowerOn Automatisierungsdetails
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### Automatisierte Funktionen
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#### 1. Monatlicher Trigger
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- **Zeitpunkt**: Monatende (letzter Tag des Monats)
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- **Aktion**: Startet automatisch die Verarbeitung beider Prozesse
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- **Parallelverarbeitung**: Private Auslagen und Kreditkartenauslagen werden gleichzeitig verarbeitet
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#### 2. Excel-Report Generierung
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- **Input**: Alle Belege aus dem jeweiligen Monat
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- **Verarbeitung**:
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- OCR-Erkennung von Quittungen
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- Automatische Kontierungszuordnung
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- MWST-Codierung basierend auf Schweizer Steuersätzen
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- **Output**: Strukturierte Excel-Datei mit allen erforderlichen Spalten
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#### 3. SharePoint Integration
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- **Ordner**: `Rapporte`
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- **Dateiname-Schema**: `Spesen-<Kunde>-<Jahr>-<Monat>-<Label>.xlsx`
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- **Beispiele**:
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- `Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Private.xlsx`
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- `Spesen-RunMyAccounts-2024-01-Kreditkarte.xlsx`
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- **Automatischer Upload**: Nach erfolgreicher Generierung
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#### 4. Kontierungsregeln (Automatisiert)
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```yaml
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Kontierungsregeln:
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Stichwörter:
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"Benzin": "Fahrzeugaufwand"
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"Tankstelle": "Fahrzeugaufwand"
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"Restaurant": "Repräsentation"
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"Hotel": "Reisekosten"
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Lieferanten:
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"Google": "IT Aufwand"
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"Microsoft": "IT Aufwand"
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"LinkedIn": "Marketing"
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"Adobe": "Software"
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Dateibeschriftungen:
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"Essen mit Kunde": "Repräsentation"
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|
"Geschäftsreise": "Reisekosten"
|
|
"Büromaterial": "Büroausstattung"
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|
```
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#### 5. MWST-Codierung (Automatisiert)
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|
```yaml
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|
MWST_Regeln:
|
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Normalsatz_8.1:
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- Restaurants
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- Hotels
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|
- IT-Dienstleistungen
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- Beratungsleistungen
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Reduzierter_Satz_2.6:
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- Lebensmittel
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- Medikamente
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- Bücher
|
|
- Zeitungen
|
|
|
|
Befreit_0:
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- Bankdienstleistungen
|
|
- Versicherungen
|
|
- Miete (Büro)
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```
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### Manuelle Überprüfung erforderlich
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#### 1. Bezugssteuer (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
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- PowerOn erkennt potenzielle Bezugssteuer-Fälle
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- Markiert diese für manuelle Überprüfung
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- Vorschlag für manuelle Korrektur
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#### 2. Fehlende Belege (🟡 HALB-AUTOMATISIERT)
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- Automatische Erkennung fehlender Belege
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- Lieferant-basierte Zuordnung
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- Manuelle Bestätigung der Kontierung
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#### 3. Unklare Fälle (🔴 MANUELL)
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- Belege mit unleserlichen Informationen
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- Neue Lieferanten ohne Regeln
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- Sonderfälle außerhalb der Standardregeln
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## Technische Implementierung
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### Dateistruktur
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```
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/expense_processing/
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├── private_expenses/
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│ ├── 2024/
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│ │ ├── 01/
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│ │ │ ├── receipt_001.jpg
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│ │ │ ├── receipt_002.jpg
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|
│ │ │ └── ...
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│ │ └── 02/
|
|
│ └── reports/
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│ ├── 2024_01_private_expenses.xlsx
|
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│ └── 2024_02_private_expenses.xlsx
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|
└── credit_card_expenses/
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|
├── 2024/
|
|
│ ├── 01/
|
|
│ │ ├── receipts/
|
|
│ │ │ ├── receipt_001.jpg
|
|
│ │ │ └── ...
|
|
│ │ └── statements/
|
|
│ │ └── cc_statement_2024_01.pdf
|
|
│ └── 02/
|
|
└── reports/
|
|
├── 2024_01_cc_expenses.xlsx
|
|
└── 2024_02_cc_expenses.xlsx
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|
```
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### Automatisierungsmöglichkeiten
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1. **OCR-Integration**
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- Automatische Texterkennung von Quittungen
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- Extraktion von Datum, Betrag, Lieferant
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2. **Kontierungsregeln**
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- Automatische Zuordnung basierend auf Lieferant
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- Machine Learning für Stichwort-Erkennung
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3. **MWST-Erkennung**
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- Automatische Erkennung von MWST-Sätzen
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- Integration mit Schweizer MWST-Datenbank
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## Qualitätssicherung
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### Checkliste für private Auslagen
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- [ ] Alle Quittungen fotografiert und abgelegt
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- [ ] Informationen auf Quittung notiert
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- [ ] Dateien korrekt benannt
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- [ ] Monatlicher Report generiert
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- [ ] Kontierungsvorschläge überprüft
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- [ ] MWST-Codierung validiert
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### Checkliste für Kreditkartenauslagen
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- [ ] Alle Belege abgelegt
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- [ ] Kreditkartenabrechnung verfügbar
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- [ ] Fehlende Belege identifiziert
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- [ ] Lieferant-basierte Zuordnung durchgeführt
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- [ ] Kontierungsvorschläge erstellt
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- [ ] MWST-Codierung überprüft
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## Anhang
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### Kontierungsbeispiele
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| Lieferant | Kategorie | MWST-Satz |
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|-----------|-----------|-----------|
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| Google | IT Aufwand | 8.1% |
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| Migros | Büromaterial | 2.6% |
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| Restaurant | Repräsentation | 8.1% |
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| Tankstelle | Fahrzeugaufwand | 8.1% |
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| LinkedIn | Marketing | 8.1% |
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### MWST-Codierung Schweiz
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- **8.1%**: Normalsatz (meiste Waren und Dienstleistungen)
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- **2.6%**: Reduzierter Satz (Lebensmittel, Medikamente, Bücher)
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- **0%**: Befreit (Bankdienstleistungen, Versicherungen)
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