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<!-- started: 2026-04-29 -->
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<!-- component: gateway, frontend-nyla -->
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# Trustee Workflow-Audit (A1) & Generischer Workflow-Run-Workspace (A2)
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## Beschreibung und Kontext
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Der User klickt im Trustee-Dashboard Service-Karten an (Budget-Vergleich,
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KPI-Dashboard, Cashflow, Forecast, Jahresabschluss-Pruefung) und landet auf
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Tabs in `TrusteeAnalyseView` / `TrusteeAbschlussView`, wo der jeweilige
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Workflow gestartet wird.
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Zwei Themen:
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- **A1 Audit:** Sind diese Workflows wirklich auf dem aktuellen
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Pick-not-Push / Typed-Action-Stack? -- **JA, alle GREEN** (siehe Befund
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unten). Hier wird nur dokumentiert.
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- **A2 Result-Sichtbarkeit:** Wenn der User waehrend des Runs die Seite
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wechselt, ist das Resultat (KI-Antwort + generierte Files) anschliessend
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weg -- es lebt nur im React-State der Source-View. Persistenz existiert
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zwar in `AutoRun`/`AutoStepLog`, ist aber nirgends als User-UI
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erschlossen.
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**Geschaeftstreiber:** UX-Bruch ("ich war kurz auf einer anderen Seite, jetzt
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ist mein Report weg") + fehlende Single-Source-of-Truth fuer Workflow-
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Outputs. Plus: Workflow muss eine klare **Ziel-Feature-Instanz** haben, damit
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Datenquellen, RBAC und Workspace-Filterung sauber funktionieren.
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## Architekturentscheidung: GraphicalEditor bleibt Feature
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Der GraphicalEditor (GE) ist konzeptuell eine **Plattform-Capability** (nicht
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ein Domain-Feature wie Trustee). Er bleibt aber aus pragmatischen Gruenden
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als Feature registriert (isolierte DB, Feature-Roles, Template-Kopier-
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Mechanismus). Die URL-Struktur `/api/workflows/{geInstanceId}/...` nutzt
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die GE-Instanz als RBAC-Scope/Eigentuemer.
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**Neues Konzept: `targetFeatureInstanceId`** -- das Feld am Workflow, das
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bestimmt welche Daten (Dateien, Connections, Domain-Objekte) zur Verfuegung
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stehen. Dies ist NICHT die GE-Instanz (Eigentuemer), sondern die
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**Ziel-Feature-Instanz** (Daten-Scope bei Execution).
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### Kein Multi-Instance: Ein Workflow = Ein Ziel-Scope
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- ALLE Nodes eines Workflows operieren auf derselben `targetFeatureInstanceId`.
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- Kein per-Node Override -- Engine resolved `{{featureInstanceId}}` zentral
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aus dem Workflow-Level-Feld.
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- Wenn Daten aus einer anderen Instanz benoetigt werden: diese Daten im
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Ziel-Scope bereitstellen (z.B. via Data-Connection, File-Import), NICHT
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einen Multi-Instance-Workflow bauen.
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- RBAC bei Execution: ein Check auf `targetFeatureInstanceId` reicht.
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### targetFeatureInstanceId kann auch die GE-Instanz selbst sein
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Fuer generische Workflows ohne Domain-Daten (z.B. "AI verarbeitet
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Eingabetext und generiert Report") waehlt der User die GE-Instanz selbst
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("Automation allgemein") als Ziel. Dann stehen nur Files/Connections zur
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Verfuegung, die direkt an der GE-Instanz haengen.
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## Fokus und kritische Details
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- `POST /api/workflows/{instanceId}/execute` ist heute **synchron** (`await
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executeGraph(...)`, kein BackgroundTask). Der Workspace muss den Request
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nicht aendern -- er macht nur die persistierten `AutoRun`-Daten
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auffindbar.
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- `AutoWorkflow.featureInstanceId` = GE-Instanz (Eigentuemer). NICHT
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anfassen. Neues Feld `targetFeatureInstanceId` daneben.
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Hinweis: Pydantic-Model hat `featureInstanceId: str` (required, nicht
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Optional), aber DB-Spalte ist `nullable=YES`. System-Templates setzen
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`featureInstanceId=""` oder ueberspringen die Validation.
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- System-Templates (`isTemplate=True`) haben `targetFeatureInstanceId=NULL`
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(Template hat kein konkretes Ziel, erst die Kopie).
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- Scheduler bindet `targetFeatureInstanceId` vom persistierten Workflow --
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kein Override moeglich.
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- Tab-Position: User wuenscht Workspace explizit unter `/automations`
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(Seite "Nutzung > Automation") als zusaetzlichen Tab neben Dashboard +
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Workflows.
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- `AutoRun` hat heute KEIN `featureInstanceId`-Feld -- Instanz-Zuordnung
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laeuft indirekt ueber `AutoRun.workflowId -> AutoWorkflow.targetFeatureInstanceId`.
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## Ziel und Nicht-Ziele
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- Ziel A1: Audit-Befund GREEN dokumentiert (Wiki-Update).
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- Ziel A2: Generische Workflow-Run-Workspace-View; jeder Workflow (non-
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template) hat Pflicht-`targetFeatureInstanceId`; TrusteeAnalyseView
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verweist statt Inline-Result auf den Workspace.
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- NICHT: Async-Umstellung des Execute-Endpoints.
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- NICHT: Browser-Push-Notification.
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- NICHT: De-Featuring des GraphicalEditors (bewusster pragmatischer
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Kompromiss, siehe Architekturentscheidung).
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- NICHT: Multi-Instance-Workflows.
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## Betroffene Module
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- Gateway:
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- `gateway/modules/features/graphicalEditor/datamodelFeatureGraphicalEditor.py`
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(neues Feld `AutoWorkflow.targetFeatureInstanceId`).
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- `gateway/modules/features/graphicalEditor/routeFeatureGraphicalEditor.py`
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(Save-Validation: non-template braucht `targetFeatureInstanceId`).
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- `gateway/modules/features/graphicalEditor/interfaceFeatureGraphicalEditor.py`
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(createWorkflow/updateWorkflow: Feld durchreichen).
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- `gateway/modules/workflows/automation2/executionEngine.py`
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(`executeGraph`: `{{featureInstanceId}}` aus `targetFeatureInstanceId`
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resolven).
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- `gateway/modules/workflows/scheduler/mainScheduler.py` (Schedule-Fire
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nutzt `targetFeatureInstanceId` vom Workflow).
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- `gateway/modules/features/trustee/mainTrustee.py` (Templates pruefen:
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`targetFeatureInstanceId` wird bei `_copyTemplateWorkflows` gesetzt).
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- `gateway/modules/interfaces/interfaceFeatures.py`
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(`_copyTemplateWorkflows`: `targetFeatureInstanceId` auf Ziel-Instanz
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setzen bei Kopie).
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- Neue Route-Datei: `gateway/modules/routes/routeAutomationWorkspace.py`
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(User-facing `/api/automations/runs/...` Endpoints).
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- Frontend:
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- Neuer Tab in `frontend_nyla/src/pages/AutomationsDashboardPage.tsx`.
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- Neue Komponenten `WorkflowRunWorkspaceView`,
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`WorkflowRunDetailView`.
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- FlowEditor CanvasHeader: Pflicht-Dropdown "Ziel-Instanz"
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(`targetFeatureInstanceId`).
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- `TrusteeAnalyseView.tsx`: Inline-Result-Anzeige raus, Link zum
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Workspace-Detail.
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- `TrusteeAbschlussView.tsx`: analog -- Link zum Workspace-Detail.
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- DB-Migration: `AutoWorkflow` bekommt neue Spalte
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`targetFeatureInstanceId` (nullable, wegen Templates). Bestand:
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Dev-Audit zeigt 0 non-template Workflows ohne Instance (alle 24
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regulaeren Workflows haben bereits `featureInstanceId` aus dem URL-
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Context). Migration: fuer Bestand `targetFeatureInstanceId :=
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featureInstanceId` setzen (selbe Instanz wie GE = Default fuer alte
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generische Workflows ODER aus Graph-Nodes extrahieren wenn dort
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konkreter Wert steht).
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- RBAC: Neue Endpoints pruefen `targetFeatureInstanceId` gegen User-
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Berechtigungen via FeatureAccess.
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## Befund A1 (Audit) -- bereits GREEN
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| Service | Workflow-ID | Backend-Definition | Status |
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|---------|-------------|---------------------|--------|
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| Budget-Vergleich | `trustee-budget-comparison` | `mainTrustee.py` ~430-461 | GREEN |
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| KPI-Dashboard | `trustee-kpi-dashboard` | `mainTrustee.py` ~463-478 | GREEN |
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| Cashflow-Rechnung | `trustee-cashflow` | `mainTrustee.py` ~480-492 | GREEN |
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| Prognose | `trustee-forecast` | `mainTrustee.py` ~494-507 | GREEN |
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| Jahresabschluss-Pruefung | `trustee-year-end-check` | `mainTrustee.py` ~509-522 | GREEN |
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Engine-Pipeline: `executeGraph` (in `workflows/automation2/executionEngine.py`
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Z. ~305-350) ruft `materializeFeatureInstanceRefs` (typed-ref envelopes,
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NICHT Placeholder-Substitution) + `materializeConnectionRefs` +
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`validateGraph` vor jedem Lauf auf.
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**ACHTUNG:** `{{featureInstanceId}}`-Placeholder werden heute NUR in
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`_copyTemplateWorkflows` pre-baked (`graphJson.replace(...)`, Z. ~336-338
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in `interfaceFeatures.py`). `executeGraph` selbst hat KEINE
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Placeholder-Substitution -- diese muss NEU gebaut werden (Phase 1).
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Zusaetzlich zu den 5 Analyse-Workflows existieren noch 2 weitere
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Trustee-Templates (`trustee-receipt-import`, `trustee-sync-accounting`)
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in `TEMPLATE_WORKFLOWS`. Diese verwenden ebenfalls
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`{{featureInstanceId}}`-Placeholders und sind GREEN.
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## Entscheidungen
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| Datum | Entscheidung | Begruendung |
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|-------|-------------|------------|
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| 2026-04-29 | GE bleibt Feature, neues Feld `targetFeatureInstanceId` | De-Featuring zu teuer; `targetFeatureInstanceId` loest das eigentliche Problem sauber |
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| 2026-04-29 | Kein Multi-Instance: 1 Workflow = 1 Ziel-Scope | Einfach, klar, RBAC auf Workflow-Ebene pruefbar; bei Bedarf Daten im Ziel-Scope bereitstellen |
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| 2026-04-29 | `targetFeatureInstanceId` kann auch die GE-Instanz selbst sein | Generische Workflows ohne Domain-Daten brauchen einen Scope |
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| 2026-04-29 | Workspace ist GENERISCH plattformweit, nicht Trustee-spezifisch | Doppelt-Bauen vermeiden; alle Features profitieren |
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| 2026-04-29 | Workspace lebt unter `/automations` als Tab "Workspace" | User-Vorgabe; Nutzungspfad "Nutzung > Automation > Workspace" |
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| 2026-04-29 | Neuer Endpoint `/api/automations/runs/...` statt Erweiterung von System-Dashboard | Klare Trennung User-Workspace (RBAC-gefiltert) vs. Admin-Dashboard |
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| 2026-04-29 | Bestand-Migration: `targetFeatureInstanceId := featureInstanceId` (GE-Instanz) | Dev-Audit: 0 non-template ohne Instance; 24 regulaere haben GE-Instance aus URL |
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| 2026-04-29 | TrusteeAnalyseView: Inline-Result raus, Workspace-Link rein | Single Source of Truth im Workspace; kein verlorener State bei Seitenwechsel |
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| 2026-04-29 | Kein interaktives Migrations-Skript noetig | Dev-Audit: 0 echte Workflows betroffen (nur 2 System-Templates, die NULL behalten duerfen) |
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## Umsetzungs-Checkliste
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### Phase 1 -- targetFeatureInstanceId + Validation
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- [ ] `datamodelFeatureGraphicalEditor.py`: `targetFeatureInstanceId: Optional[str] = Field(default=None, ...)`
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(nullable wegen Templates).
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- [ ] `interfaceFeatureGraphicalEditor.py` `createWorkflow`: aus Body oder
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Fallback `self.featureInstanceId` uebernehmen.
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- [ ] `interfaceFeatureGraphicalEditor.py` `updateWorkflow`: Feld im
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Update-Payload erlauben (NICHT strippen wie `featureInstanceId`).
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- [ ] `routeFeatureGraphicalEditor.py` Save-Endpoint: wenn
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`isTemplate=False` und `targetFeatureInstanceId` fehlt/leer -> 400.
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- [ ] `routeFeatureGraphicalEditor.py` Execute-Endpoint: Vorab-Check
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`targetFeatureInstanceId` vorhanden, User hat FeatureAccess darauf.
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- [ ] `executionEngine.py` `executeGraph`: **NEU BAUEN** -- VOR
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`materializeFeatureInstanceRefs` eine Placeholder-Substitution
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einfuegen: alle `{{featureInstanceId}}`-Vorkommen im serialisierten
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Graph-JSON durch `targetFeatureInstanceId` (uebergeben als neuer
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Parameter) ersetzen. Bestehende hart-kodierte UUIDs in Nodes bleiben
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unangetastet (Backward-Compat fuer kopierte Templates, wo
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`_copyTemplateWorkflows` bereits pre-baked hat).
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Hinweis: `materializeFeatureInstanceRefs` macht typed-ref-envelope-
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Rewriting, NICHT Placeholder-Substitution -- beides ist noetig.
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- [ ] `mainScheduler.py`: Schedule-Fire liest heute
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`workflow["featureInstanceId"]` (= GE-Instanz) und uebergibt es als
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`instanceId` an `executeGraph`. Aendern: zusaetzlich
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`workflow["targetFeatureInstanceId"]` lesen und als neuen Parameter
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`targetFeatureInstanceId` an `executeGraph` uebergeben (fuer die
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Placeholder-Substitution). `instanceId` (GE-Instanz) bleibt fuer
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RBAC-Scope bestehen.
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- [ ] `interfaceFeatures.py` `_copyTemplateWorkflows`: bei Kopie
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`targetFeatureInstanceId = instanceId` (die Ziel-Feature-Instanz)
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EXPLIZIT im `createWorkflow`-Payload setzen. Hinweis: heute wird
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`featureInstanceId` NICHT im Payload gesetzt, sondern kommt implizit
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aus dem GE-Interface-Context (`getGraphicalEditorInterface(...,
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instanceId)`). `targetFeatureInstanceId` muss explizit uebergeben
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werden. In-Graph-Placeholders werden wie bisher auch pre-baked
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(`graphJson.replace("{{featureInstanceId}}", instanceId)`).
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- [ ] Bestand-Migration (einmalig, idempotent):
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`UPDATE "AutoWorkflow" SET "targetFeatureInstanceId" = "featureInstanceId" WHERE "targetFeatureInstanceId" IS NULL AND "isTemplate" IS NOT TRUE`
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(kann als Boot-Telemetrie oder im Audit-Skript laufen).
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- [ ] Unit-Test: Workflow-Save ohne `targetFeatureInstanceId` -> 400.
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- [ ] Unit-Test: Execute mit `targetFeatureInstanceId` das User nicht
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zugreifen darf -> 403.
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### Phase 2 -- FlowEditor Toolbar Dropdown
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- [ ] CanvasHeader: neues Dropdown "Ziel-Instanz" (Pflicht fuer non-
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template). Optionen: alle FeatureInstances des Mandats (inkl. GE-
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Instanz als "Automation allgemein"), gefiltert nach User-FeatureAccess.
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- [ ] Bei Wechsel: Workflow-Update mit neuem `targetFeatureInstanceId`,
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Datenquellen-Browser (SourcesTab, UDB-Listen) refreshen auf neuen
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Scope.
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- [ ] Wenn `targetFeatureInstanceId` leer (z.B. frisch aus Template):
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User MUSS erst Instanz waehlen bevor Save/Run moeglich.
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### Phase 3 -- Generischer WorkflowRunWorkspace
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- [ ] Neue Route-Datei `gateway/modules/routes/routeAutomationWorkspace.py`:
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- `GET /api/automations/runs` (Query-Params: `scope=mine|mandate`,
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`status`, `targetInstanceId`, `workflowId`, `limit`, `offset`).
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RBAC: nur Runs sichtbar wo User FeatureAccess auf
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`targetFeatureInstanceId` hat.
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- `GET /api/automations/runs/{runId}/detail` -- kombiniert
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AutoRun + AutoStepLog + verlinkte FileItems.
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- [ ] Tab "Workspace" in `AutomationsDashboardPage.tsx` (neben Dashboard,
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Workflows).
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- [ ] Komponente `WorkflowRunWorkspaceView`: Liste mit Filtern
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(Status, Workflow-Name, Ziel-Instanz, Zeitraum), Pagination.
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- [ ] Komponente `WorkflowRunDetailView`: Chat-aehnliche Ansicht
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- Header: Workflow-Name, Status, Start/Ende, Ziel-Instanz.
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- Eingabe-Bubble: Trigger-Payload (formatiert).
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- Step-Bubbles: chronologisch, pro Step-Output kollabierbar.
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- Final-Bubble: KI-Antwort als Markdown.
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- Documents-Sektion: alle generierten FileItems als Karten mit
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Direkt-Download.
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### Phase 4 -- Trustee-Views Refactor + Notifications
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- [ ] `TrusteeAnalyseView`: `resultText` / `resultDocuments` State
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(Z. ~124-125) und die zugehoerige Output-Extraktion (Z. ~202-253)
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raus. Nach Run-Ende: Navigation/Link zum Workspace-Detail (`runId`).
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- [ ] `TrusteeAbschlussView`: hat KEIN `resultText`/`resultDocuments` --
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zeigt nur Status/`runSummary`/`runError`. Aenderung: nach Run-Ende
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zusaetzlich Link zum Workspace-Detail einfuegen (fuer die
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Detail-Ansicht der Step-Outputs).
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- [ ] Toast bei Run-Ende: erweitern um Klick-Action zum Detail-View.
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- [ ] Sidebar-Badge auf "Automation" (Counter "neu seit letztem Besuch",
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`localStorage`-basiert).
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## Akzeptanzkriterien
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| # | Kriterium (Given-When-Then) | Prio |
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|---|-----------------------------|------|
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| 1 | Given non-template Workflow ohne `targetFeatureInstanceId`, When Save, Then 400 | must |
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| 2 | Given Workflow mit `targetFeatureInstanceId`, When User keinen FeatureAccess auf diese Instanz hat, When Execute, Then 403 | must |
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| 3 | Given Trustee-Run gestartet, When User Seite wechselt und zu Tab "Workspace" geht, Then Run mit allen Outputs sichtbar | must |
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| 4 | Given Run mit generiertem File, When User auf Document-Karte klickt, Then File wird direkt heruntergeladen | must |
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| 5 | Given FlowEditor offen, When User "Ziel-Instanz" waehlt, Then Datenquellen-Browser zeigt nur Daten dieser Instanz | must |
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|
| 6 | Given Run-Ende-Toast, When User klickt, Then Navigation direkt zum WorkflowRunDetailView | should |
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| 7 | Given neue Runs seit letztem Besuch, When User Sidebar sieht, Then "Automation" hat Counter-Badge | should |
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| 8 | Given Template-Workflow kopiert, When Kopie in Mandate entsteht, Then `targetFeatureInstanceId` automatisch auf Ziel-Instanz gesetzt | must |
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## Testplan
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| ID | AC | Art | Automatisiert | Repo-Pfad | Status |
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|----|----|-----|--------------|-----------|--------|
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| T1 | 1 | api | ja | gateway/tests/features/graphicalEditor/test_workflow_save_target_instance.py | pending |
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| T2 | 2 | api | ja | gateway/tests/features/graphicalEditor/test_workflow_execute_rbac.py | pending |
|
|
| T3 | 3,4 | e2e | ja | frontend_nyla/tests/e2e/workflow-run-workspace.spec.ts | pending |
|
|
| T4 | 5 | unit | ja | frontend_nyla/src/components/flowEditor/__tests__/TargetInstanceDropdown.test.tsx | pending |
|
|
| T5 | 8 | api | ja | gateway/tests/features/test_copy_template_workflows.py | pending |
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|
## Dev-DB-Befund (2026-04-29)
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|
- DB: `poweron_graphicaleditor`, Tabelle `AutoWorkflow`
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- Spalte `featureInstanceId`: `text`, nullable=YES (kein NOT NULL)
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- Total: 26 Workflows (24 regulaer, 2 System-Templates)
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- 0 regulaere Workflows ohne `featureInstanceId` -> KEINE Daten-Migration noetig
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- 2 System-Templates (`isTemplate=True`, `templateScope='system'`):
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`featureInstanceId=NULL`, `mandateId=NULL` -> korrekt, bleiben NULL
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- 2 orphan `AutoRun`-Rows (`workflowId='transient-XXX'`) -> Test-Reste,
|
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zu loeschen
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- Bestand-Migration: `targetFeatureInstanceId := featureInstanceId` fuer
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alle non-template Rows (= GE-Instanz als initialer Default, da diese
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Workflows generisch sind bzw. Graph-intern bereits konkrete Instance-
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UUIDs haben)
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## Risiken und Mitigationen
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| Risiko | Impact | Mitigation |
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|--------|--------|-----------|
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| `executeGraph` Placeholder-Substitution aendert Graph-Semantik fuer bestehende Workflows | hoch | Pre-baked Templates haben bereits konkrete UUIDs -- Substitution greift nur bei `{{featureInstanceId}}`-Literals, die in kopierten Workflows nicht mehr vorkommen. Unit-Test mit beiden Faellen (pre-baked + Placeholder). |
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| Bestand-Migration setzt `targetFeatureInstanceId := featureInstanceId` (GE-Instanz), aber manche kopierten Trustee-Workflows haben die echte Trustee-Instanz nur in den Graph-Nodes (pre-baked) | mittel | Fuer Bestand ist das OK: die pre-baked Nodes funktionieren weiterhin, da `executeGraph` existierende UUIDs nicht ueberschreibt. Nur neue Runs benoetigen korrekte `targetFeatureInstanceId`. User kann im FlowEditor nachtraeglich aendern. |
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| Neue RBAC-Pruefung (`targetFeatureInstanceId`) koennte bestehende Execute-Calls brechen wenn User keinen expliziten FeatureAccess auf Ziel-Instanz hat | mittel | Audit-Query vor Release: alle non-template Workflows pruefen ob `ownerId` FeatureAccess auf `targetFeatureInstanceId` hat. Ggf. Soft-Rollout mit Warning statt 403 fuer 1 Sprint. |
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|
| Pydantic `featureInstanceId: str` (required) vs DB nullable -- Templates koennten Save-Fehler erzeugen | niedrig | System-Templates werden im Code erzeugt, nicht via API. Pydantic-Validation wird bei API-Save erzwungen, bei internem `createWorkflow` umgangen. Bestehendes Verhalten. |
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## Links
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- Audit-Quelle: Subagent-Report + DB-Query 2026-04-29.
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|
- Code-Cross-Check: Subagent 2026-04-29 (16 Annahmen verifiziert).
|
|
- Wiki: `wiki/b-reference/gateway/workflow.md`,
|
|
`wiki/b-reference/gateway/features/trustee.md`.
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|
## Abschluss
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|
- [ ] `wiki/b-reference/gateway/workflow.md` Abschnitt
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|
"targetFeatureInstanceId + Workspace" anlegen
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|
- [ ] `wiki/b-reference/gateway/features/trustee.md` Result-UX-Sektion
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aktualisieren
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- [ ] `wiki/TOPICS.md` ggf. Tab-Beschreibung
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